Préambule

Les Hôtels Akena, en tant que responsable de traitement (ci-après désignée « nous » ou le « Responsable de traitement »), portent une attention particulière à la protection des données à caractère personnel que vous lui fournissez ou qu’ils peuvent collecter.

Les Hôtels Akena s’engagent à garantir la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel conformément au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après dénommée la « Réglementation »).

La présente politique de confidentialité (ci-après désignée la « Politique externe générale de confidentialité ») a pour objet de vous informer sur les traitements de vos données à caractère personnel mis en œuvre par les Hôtels Akena.

Nous vous invitons à prendre connaissance de ces informations avant de nous soumettre vos données à caractère personnel.

1. Définitions

• Données à caractère personnel (ci-après désignées « Données ») : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable par référence à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.
• Destinataire : Personne physique ou morale, autorité publique, service ou tout autre organisme habilité à obtenir communication de Données enregistrées dans un fichier ou un traitement en raison de ses fonctions.
• Personne concernée : Personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement.
• Responsable de traitement : Personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
• Sous-traitant : Personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme à qui le Responsable de traitement confie des opérations de Traitement pour son propre compte.
• Traitement : Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectués ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des Données ou à des ensembles de Données opérés pour le compte du Responsable de Traitement, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

2. Identité du responsable de traitement

La société Hôtels Akena, SASU au capital de 600 000€, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nantes sous le numéro 394 304 679, dont le siège social est situé 10 rond point de la Corbinerie, 44400 Rezé, est Responsable de traitement de vos Données.

Lorsque vous nous fournissez des Données dans le cadre de l’utilisation des sites Internet (accessibles depuis les URL suivants : www.hotels-akena.com et https://fidelite.akenahotels.com/) (ci-après désignés les « Sites »), vous êtes la Personne concernée.

Vous pouvez contacter notre DPO au sujet de la protection de vos Données à caractère personnel à l’adresse email suivante : dpo@hotels-akena.com

3. Droits relatifs aux données personnelles

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants : droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition pour motif légitime, ainsi que du droit d’opposition à la prospection commerciale.

Vous disposez du droit de formuler des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits en contactant la direction de l’hôtel à l’adresse mentionnée ci-dessus. Si vous estimez que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

4. Détails des données collectées

Les Données suivantes sont collectées et traitées :

• Données d’identification : état civil, nom, prénom, adresse postale, email, numéro de téléphone, date de naissance adresse de facturation ;
• Données d’ordre économique et financier : coordonnées bancaires et données de paiement ;
• Données relatives au suivi de votre relation avec les Hôtels Akena : historique de vos demandes de contact, de renseignement ou de services ;
• Données relatives à vos réservations de séjour : informations de séjour (hôtels, dates, biens et services achetés), situation personnelle, habitudes de consommation. Dans ce cadre, nous pouvons également être amené à collecter et traiter certaines Données dites « sensibles » lorsqu’elles sont nécessaires pour répondre à des demandes spéciales de votre part (par exemple un état de santé nécessitant un aménagement spécifique ou des allergies alimentaires) et que nous avons obtenu votre consentement à cette fin ;
• Données relatives au programme de fidélité : date d’adhésion, solde de points de fidélité, avantages utilisés ;
• Données de réseaux sociaux : Identifiants de comptes de réseaux sociaux, photo de profil et autres données déjà publiques, ou informations mises à disposition en établissant le lien avec les comptes de réseaux sociaux et de fidélité.
• Données relatives à l’historique de trafic et de navigation sur les Sites : données de connexion. Pour en savoir plus, consultez notre Politique cookies).

Nous collectons et traitons vos Données notamment lorsque :

• Vous naviguez sur les Sites, par le biais de cookies, qui sont de petits fichiers texte placés sur votre navigateur et qui permettent notamment d’enregistrer vos préférences et de suivre votre activité sur les Sites. Pour plus d’informations sur les cookies, vous pouvez consulter notre Politique cookies ;
• Vous remplissez les formulaires disponibles sur les Sites (réservation, commande, adhésion au programme de fidélité, organisation de séminaires, contact…) ;

5. Finalités et durée de conservation des données

Lorsque les Hôtels Akena sont amenés à traiter des données à caractère personnel, ils le font pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit ainsi une finalité légitime et explicite. Pour chacun des traitements mis en œuvre, nous nous engageons à ne collecter et n’exploiter que des données pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Nous veillons à ce que les données soient mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.Vous trouverez ci-dessous les finalités et durées de conservation que nous appliquons aux traitements réalisés sur vos Données :

Réservation de séjour
Gestion et suivi de la réservation de séjour sur le site internet
Envoi de la confirmation ou de l’annulation de la réservation par courrier électronique sur la base du contrat
Conservation : durée de la relation contractuelle augmentée de 5 ans à titre probatoire

A titre de garantie, lorsque vous réservez une chambre en ligne, sont collectées les données relatives à votre carte bancaire.

Conservation : Jusqu’à un mois et un jour après la date de départ du séjour, durée de la transaction augmentée des délais de rétractation le cas échéant

Facturation : pour l’édition et l’envoi des factures sur la base du contrat
Conservation : 10 ans

Enquêtes de suivi qualité/satisfaction
Réponses aux questionnaires d’avant et d’après séjour par e-mail
Conservation : 2 ans

Réclamations clients : suivi des réclamations clients sur leur séjour sur la base du contrat
Conservation : durée de la relation contractuelle augmentée de 5 ans à titre probatoire

Prospection commerciale
Prise de contact avec les prospects sur la base du consentement
Conservation : jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact avec les Hôtels Akena émanant de vous

Programme de fidélité
Mise à jour des informations personnelles, suivi des avantages fidélité acquis, suppression du
Conservation : durée de l’adhésion au programme de fidélité augmentée de 5 ans à titre probatoire

Animation et personnalisation des offres
Envoi de communications commerciales personnalisées dans l’intérêt légitime dans le but de promouvoir les services proposés par les Hôtels Akena
Conservation : jusqu’à l’exercice du droit d’opposition et au plus tard 3 ans à compter du dernier contact avec les Hôtels Akena émanant de vous

Contact
Réponse aux demandes de contact des utilisateurs des Sites (demande de séminaires, demande de tarifs groupes/professionnels)
Conservation : durée nécessaire pour répondre à votre demande de contact

Pour le traitement des candidatures, sont collectées vos données d’identification : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone

Conservation : 2 ans après le dernier contact avec le candidat

Demandes d’exercices de droit
Suivi des demandes d’exercice de droit
Conservation : pendant 5 ans à compter du traitement de la demande, augmenté le cas échéant pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires françaises.

6. Destinataires des données

Vos Données à caractère personnel sont susceptibles d’être transmises à :

• Des destinataires internes : vos Données sont susceptibles d’être transmises aux services et personnels habilités des Hôtels Akena, pour atteindre les finalités définies dans la Politique de confidentialité. Seules les Données strictement nécessaires à la réalisation de ces finalités leur sont transmises ;
• Des destinataires externes : vos Données sont susceptibles d’être transmises à des services externes, notamment les services et personnels habilités des hôtels adhérents à notre réseau, Sous-traitants, prestataires, fournisseurs ou partenaires des Hôtels Akena, pour atteindre certaines finalités définies dans la Politique de confidentialité. Seules les Données strictement nécessaires à la réalisation de ces finalités leur sont transmises.

7. Vos droits

Conformément à la Réglementation, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité de vos Données, de limitation et d’opposition au traitement de vos Données et du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos Données après votre décès.

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait de votre consentement.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Pour plus d’informations sur vos droits, consultez le site internet de la CNIL accessible depuis l’URL suivant : cnil.fr.

L’exercice des droits peut s’effectuer :

• Par e-mail à l’adresse suivante : dpo@hotels-akena.com ;
• Par courrier postal à l’adresse suivante : HÔTELS AKENA, 10 rond point de la Corbinerie – 44400 REZE.

Dans le cadre de l’exercice de vos droits, vous devez justifier de votre identité. En cas de doute sur votre identité, les Hôtels Akena se réservent le droit de vous demander des informations supplémentaires lui paraissant nécessaires à votre identification et notamment une photocopie de votre pièce d’identité.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.